Software für bessere Schichtpläne

Arbeitszeiten am Abend, in der Nacht und am Wochenende bergen Risiken, da sie den Schlaf und die Erholung beeinträchtigen und oft die Möglichkeiten zur sozialen Teilhabe (Familie, Freunde, Sport, Kultur …) einschränken. Das kann Unfall- und Gesundheitsrisiken erheblich steigern1,2. Bei sehr langer Arbeitszeit oder Nachtarbeit kann das Unfallrisiko sogar auf ein Niveau ähnlich wie bei einer hohen Alkoholisierung steigen.

Schichtpläne sind eine weit verbreitete Form der Arbeitszeitplanung für Abend-, Nacht- und Wochenendarbeit, bei der eine sich wiederholende Folge von Arbeitszeiten angewandt wird. Bei Frühschichten von 6:00 bis 14:00 („F“), Spätschichten von 14:00 bis 22:00 („S“) und Nachtschichten von 22:00 bis 6:00 („N“) wird z. B. häufig zwei Tage F, 2 Tage S, 2 Tage N gearbeitet, gefolgt von vier freien Tagen. Die Kurzschreibweise dafür ist FFSSNN----. 

Muster der Arbeitszeitplanung

Diese sich wiederholenden Muster können einfach, aber auch komplex sein. Abweichungen von diesen Grundmustern sind in der Industrie seltener als in Dienstleistungsbranchen, in denen Grundmuster eher den Charakter eines groben Erstentwurfs haben und z. B. als „Rahmenpläne“ Fairness und Vorhersehbarkeit steigern sollen.

Wenn es gelingt, gute Grundmuster zu finden, ist viel gewonnen: Überlastung wird vermieden, Unfallrisiken werden gesenkt und ausreichend Raum für Erholung wird eingeplant. „Gut“ heißt hier konkret, dass sie den arbeitswissenschaftlichen Empfehlungen folgen3, die betrieblichen Bedürfnisse abdecken, rechtlichen Vorgaben entsprechen und von den Beschäftigten akzeptiert werden (Abbildung 1).

Die Software „Schichtplanassistent − SPA“ wurde völlig überarbeitet und ist nun in der Version 8 in mehreren Sprachen verfügbar. Der SPA unterstützt Spezialisten:Spezialistinnen dabei, Schichtpläne bzw. sich wiederholende Grundmuster zu gestalten, die aber nicht zwingend für alle Beschäftigten gleich sein müssen, sondern z. B. auch gemischte Vollzeit- / Teilzeitpläne, geringere Besetzung in der Nacht etc. beinhalten können. 

Vertrauen in komplexe Berechnungen

Der SPA assistiert dabei in mehreren Dimensionen. Erstens erleichtert er die praktische Planungsarbeit. Er übernimmt z. B. die unzähligen kleinen Berechnungen, die in der betrieblichen Diskussion fehlerfrei zur Verfügung stehen müssen – etwa die durchschnittliche Arbeitszeit und eine Vielzahl an Kennzahlen zu Freizeit, Erholung, Recht, Kosten, Einkommen und Zuschlägen. Der SPA übernimmt auch die vielen wichtigen Bearbeitungsschritte zur Entwicklung dieser Grundmuster, z. B.: „Wiederhole diese Muster so lange, bis das nächste Jahr geplant ist“, „Wie viele Sonntage sind dann frei?“ Das ist aus unserer Erfahrung besonders wichtig, weil damit nicht nur die Arbeit an den Schichtplänen effizienter wird, sondern auch die Diskussion in den Unternehmen nicht von teils mühsamen Berechnungen unterbrochen wird. So wird die Erarbeitung einer gemeinsamen Sichtweise unterstützt und der Change-Prozess gefördert.

Zweitens helfen schlagkräftige Optimierungs- bzw. KI-Verfahren, nach möglichen Lösungen in diesen oft riesigen Gestaltungsräumen zu suchen. Ein mehrjähriges Forschungsprojekt mit dem CD-Labor für Künstliche Intelligenz und Optimierung in Planung und Scheduling an der TU-Wien brachte hier noch einmal beeindruckende Verbesserungen gegenüber den bewährten älteren Verfahren.

Drittens hilft die Software den Spezialisten:Spezialistinnen, vorhandene Pfade zu verlassen oder etwas ganz anders zu gestalten, um eine deutliche Verbesserung zu erreichen. Schichtplanung ist komplex. Die handelnden Personen müssen viel vom Zusammenspiel arbeitswissenschaftlicher Gestaltungsziele, Recht, betrieblichem Bedarf und Wünschen der Beschäftigten verstehen. Zusätzlich sind die verschiedenen Möglichkeiten für gute Schichtpläne / Grundmuster oft nicht auf den ersten Blick erkennbar. Insofern ist interne oder externe Spezialisierung notwendig, um Organisationen bei der Gestaltung guter Schichtpläne und Grundmuster zu unterstützen.

Quellen

[1] Fischer, D., Lombardi, D.A., Folkard, S., Willetts, J., Christiani, D.C. (2017), Updating the “Risk Index”: A systematic review and meta-analysis of occupational injuries and work schedule characteristics, Chron-obiology International, 34(10):1423-1438

[2] Gärtner, J., Kundi, M., Wahl, S., Siglär, R., Boonstra-Hörwein, K., Herber, G., Carlberg, I., Janke, M., Voß, J., Conrad, H. (2021), Handbuch Schichtpläne. Zürich: vdf Hochschulverlag, 3. Auflage.

[3] Arlinghaus, A. & Lott, Y. (2018): Schichtarbeit gesund und sozialverträglich gestalten. Forschungsförderung Report Nr. 3

Zusammenfassung

Die Software SPA wurde erheblich verbessert. Mit dem umfassenden Blick auf Gesundheit und Unfallrisiko, Wirtschaftlichkeit, Recht und der Unterstützung der gemein­samen Planung ermöglicht sie Organisationen, bessere Schicht- und Rahmenpläne zu gestalten. Sie unterstützt damit auch die Ziele der AUVA, Arbeit gesünder und sicherer zu machen.