Managementsysteme für Prävention
ISO 45001: Einführung auch in kleineren Betrieben möglich!
Der oberösterreichische Sicherheitsdienstleister FireServ setzt beim Sicherheits- und Gesundheitsmanagement auf einen international anerkannten Standard.
Warum führt ein österreichischer Kleinbetrieb zusätzlich zum AUVA-SGM ein ISO-zertifiziertes Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem ein? Andreas Kapeller, MSc, MBA, Geschäftsführer von FireServ e.U., begründet das wie folgt: „Wir bieten Sicherheitsdienstleistungen an. Interessiert sich ein Kunde für Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsysteme, können wir ihn anhand unserer eigenen Erfahrungen beraten.“ Außerdem, so Kapeller, punkte man bei ausländischen und international agierenden Kunden mit einer ISO-Zertifizierung.
Zu den Kunden des oberösterreichischen Unternehmens zählen große Industriebetriebe, überwiegend aus dem Bereich Chemie und insbesondere Petrochemie. Einsatzorganisationen nehmen die Dienstleistungen von FireServ ebenfalls gern in Anspruch. Das Portfolio umfasst Angebote zu Arbeitssicherheit, betrieblichem Gesundheitsmanagement, Brandschutzmanagement sowie Notfall- und Katastrophenmanagement.
Auch in Forschung und Entwicklung mit dem Schwerpunkt Notfall- und Krisenmanagement ist FireServ tätig. 2012 bis 2016 beteiligte sich das Unternehmen an dem EU-Projekt „Reliable and Smart Crowdsourcing Solution for Emergency and Crisis Management“, in das es seine Erfahrungen bei der Evaluierung und Szenariendefinition von Industrieunfällen einbrachte. 2018 wurde FireServ mit dem Oberösterreichischen Gesundheitspreis für besondere Leistungen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements ausgezeichnet.
Hohe Anforderungen
„Für das FireServ-Team ist Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz nicht nur ein Schlagwort. Wir leben es im eigenen Bereich und bei unseren Kunden“, so Kapeller. Als Nachweis für dieses Engagement plante er bereits vor Jahren, ein zertifiziertes Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem einzuführen. Die Wahl fiel auf das AUVA-SGM, das er bereits von seiner Ausbildung zur Sicherheitsfachkraft kannte. Weil das Unternehmen auch im benachbarten Ausland tätig war und ist, erschien zusätzlich ein international anerkanntes SGM sinnvoll. Man entschied sich parallel zum AUVA-SGM für eine Zertifizierung nach der britischen Norm OHSAS 18001. Diese Norm lief im März 2021 aus, eine neue Norm, ISO 45001 „Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“, war im März 2018 veröffentlicht worden. „Firmen, die davor OHSAS 18001 hatten, sind meistens auf ISO 45001 umgestiegen. Das hat auch FireServ gemacht“, erklärt Ing. Wolfgang Posseth, Auditor der Systemzertifizierungsstelle der sicherheitstechnischen Prüfstelle der AUVA. ISO 45001 beschreibt Anforderungen an ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem und
bietet eine Anleitung zu dessen Umsetzung. Sie basiert auf dem „Plan-Do-Check-Act-Modell“ (PDCA) und verfügt über eine standardisierte Grundstruktur für Managementsystemnormen, die „High Level Structure“.
Die Einführung einer internationalen Norm bringt im Vergleich zu dem speziell für kleinere Betriebe gedachten Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem der AUVA wesentlich mehr Aufwand mit sich, so Kapeller: „Beim AUVA-SGM reicht in der Regel die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und deren Dokumentation. Bei der ISO 45001 ist mehr zu beachten, man muss eine Umfeldanalyse durchführen und Prozesse genau beschreiben.“ Für die Umsetzung der ISO-Norm, die in den ersten beiden Jahren insgesamt rund 500 Arbeitsstunden in Anspruch nahm, stellte FireServ einen eigenen Mitarbeiter ab.
Praktische Umsetzung
Mit der Einführung von ISO 45001 übernahm FireServ österreichweit eine Vorreiterrolle, da noch kein vergleichbares heimisches Unternehmen die Norm implementiert hatte. Das bedeutete laut Kapeller, dass FireServ sich nicht an einem Good-Practice-Betrieb orientieren konnte und in einigen Bereichen „von Null anfangen“ musste, etwa bei der normgerechten Erstellung von Arbeitsanweisungen oder des Managementhandbuchs. Als hilfreich dabei erwies sich neben der OHSAS 18001 auch das ebenfalls bereits umgesetzte AUVA-SGM. Die Hauptaufgabe bestand darin, Aktivitäten, die es schon davor gegeben hatte, gemäß der Norm zu strukturieren und aufzuzeichnen. Kapeller bringt ein Beispiel: „Wir haben täglich eine Morgenbesprechung beim Frühstückskaffee, die aber nie dokumentiert worden ist.“ Auch mit dem internen Lauf der Dokumente hatte man sich noch nicht im Hinblick auf eine Zertifizierung befasst. Vorgaben der ISO 45001 mussten so umgesetzt werden, dass sie auch bei einer kleineren Unternehmensgröße im Arbeitsalltag lebbar waren.
Die Bewältigung der Herausforderungen im Zusammenhang mit der Einführung der ISO-Norm gelang durch gute Planung und die Einbeziehung der Belegschaft, ist Kapeller überzeugt: „Wir haben die Umsetzung der ISO 45001 als Projekt betrachtet und festgesetzt, bis wann welcher Punkt erledigt sein muss, wodurch sich ein kontinuierlicher Verlauf ergeben hat.“ Das gesamte Team war eingebunden, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützten das Vorhaben.
Neue Strukturen
Den nicht immer leichten Weg zur Zertifizierung betrachtet Kapeller als „schönes Tool, um alte, eingefahrene Strukturen aufzubrechen“. Posseth bescheinigt FireServ eine hohe Motivation, durch das neue Qualitätsmanagementsystem interne Prozesse zu verbessern und nicht, wie es in manchen Firmen vorkommt, die mit der Implementierung eines ISO-Zertifikats verbundenen Veränderungen als reine Pflichtübung anzusehen.
Erste Erfolge zeigten sich bereits im Zuge der Umstellung. Dank der Dokumentation der Besprechungen und einer strukturierten Weitergabe von Dokumenten hatten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ständig Zugang zu sämtlichen für ihre Arbeit relevanten Informationen. Das galt auch für jene Beschäftigten, die sich im Homeoffice befanden, was insbesondere in Zeiten von Corona eine wesentliche Rolle für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Betriebs spielte. Dementsprechend positiv war auch der Eindruck, den FireServ bei der Erstzertifizierung durch die Systemzertifizierungsstelle der sicherheitstechnischen Prüfstelle der AUVA und beim Überwachungsaudit im Folgejahr machte. „Bei der Erstzertifizierung von ISO 45001 im Jahr 2019 haben wir FireServ sehr gut beurteilt. Beim Überwachungsaudit 2020 hat praktisch alles gepasst, die Anforderungen sind gut erfüllt worden“, so Posseth, der als einer der Auditoren fungierte. Kleine formelle Nichtkonformitäten waren beseitigt worden.
Wenn man das dafür nötige Personal und die Möglichkeit zur Umsetzung hat, spricht auch bei einem kleinen Unternehmen nichts gegen eine ISO-Zertifizierung.
Auslandskontakte und Ausschreibungen
Von den Kunden werde man als ISO-zertifiziertes Unternehmen anders betrachtet, stellt Kapeller fest: „Unsere Großkunden waren überrascht und haben es sehr goutiert, dass wir als kleines Unternehmen eine internationale Zertifizierung angestrebt haben. Im Ausland und bei großen Konzernen, z. B. in der petrochemischen Industrie, kommt eine ISO-Norm besser an, das AUVA-SGM ist nicht so bekannt. Bei Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber kann man sich leichter positionieren.“
Hat ein Unternehmen bereits eine ISO-Norm implementiert, etwa ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme, fällt es leichter, ISO 45001 zu integrieren, da die Kapitel die gleiche Nummerierung und Struktur aufweisen.
Synergien ergeben sich aber auch, wenn man davor das Sicherheits- und Gesundheitsmanagement der AUVA eingeführt hat, erklärt Posseth: „Für beide Normen müssen rechtliche Vorgaben eingehalten, Gefahren erkannt und beurteilt werden. Die Zielsetzungen sind beim AUVA-SGM und bei der ISO 45001 gleich, nur der Weg dorthin ist unterschiedlich.“ Allerdings sei die ISO-Norm umfangreicher, aufgrund der Normensprache nicht so einfach zu lesen und mit einem deutlich höheren Aufwand bei der Umsetzung verbunden.
ISO 45001 für Kleinbetriebe
Kapeller kann die ISO 45001 anderen kleinen Unternehmen nur unter gewissen Voraussetzungen empfehlen: „Es geht um den Prozess. Man muss ihn wirklich leben und nicht nur das Zertifikat haben wollen. Das nimmt jedes Jahr viel Zeit in Anspruch, bei uns sind es rund 15 Stunden pro Monat. Dieser Zeitaufwand ist für kleine Unternehmen am stärksten abschreckend.“ Es reiche nicht, vor der Rezertifizierung einen Monat lang eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für die Aktualisierung abzustellen, das könne sich ein Kleinbetrieb auch nicht leisten. Die bzw. der SGM-Beauftragte eines Kleinbetriebs, der eine internationale Zertifizierung anstrebt, sollte laut Kapeller im Bereich des Qualitätsmanagements Erfahrung haben und sich mit ISO-Normen auskennen. Wesentlich sei es zu wissen, wie die ISO 45001 aufgebaut ist und wie man einen Prozess definiert. „Unser SGM-Beauftragter hat eine Ausbildung zum internen Auditor gemacht. Wenn man das dafür nötige Personal und die Möglichkeit zur Umsetzung hat, spricht auch bei einem kleinen Unternehmen nichts gegen eine ISO-Zertifizierung“, so der FireServ-Geschäftsführer.
Systemzertifizierungsstelle der sicherheitstechnischen Prüfstelle der AUVA und ISO 45001
Ein Zertifikat ist das Ergebnis einer positiven Beurteilung durch eine Zertifizierungsstelle als objektiver und unabhängiger Dritter. Das Zertifikat bescheinigt, dass die Anforderungen eines nationalen oder internationalen Standards an ein Unternehmen, eine Person oder ein Produkt nachweislich erfüllt werden. Systemzertifizierungsstellen zertifizieren Managementsysteme wie das SGM der AUVA oder die ISO 45001.
Eine Zertifizierung demonstriert gegenüber Kunden, Mitbewerbern, Lieferanten, Investoren, Behörden und der Öffentlichkeit, dass das Unternehmen anerkannte standardisierte Verfahren anwendet und ein objektiver Nachweis der Einführung und Wirksamkeit eines Managementsystems vorliegt.
Zertifikate müssen regelmäßig erneuert werden. Nach erfolgreicher Erstzertifizierung wird ein Zertifikat ausgestellt, das eine dreijährige Geltungsdauer aufweist. Während dieser Zertifizierungsperiode führt die Zertifizierungsstelle jährlich Überwachungsaudits durch. Nach drei Jahren kann eine Rezertifizierung erfolgen.
Die sicherheitstechnische Prüfstelle der AUVA (STP) ist eine nach dem jeweiligen Standard der 17000er-Reihe der EN ISO/IEC akkreditierte Zertifizierungsstelle für Managementsysteme, Personen und Produkte. Die Systemzertifizierungsstelle der sicherheitstechnischen Prüfstelle der AUVA auditiert und zertifiziert Managementsysteme, die in Unternehmen und Organisationen nach den folgenden Standards implementiert worden sind:
- AUVA-SGM, 6. Auflage
- ISO/IEC 45001: 2018 Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
- ISO/IEC 9001: 2015 Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen (derzeit läuft das Akkreditierungsverfahren)
Detaillierte Informationen finden sich auf der STP-Website www.auva.at/stp. Die sicherheitstechnische Prüfstelle ist telefonisch unter der Nummer +43 5 93 93-21714 und per E-Mail an STP-Zert@auva.at erreichbar.
Zusammenfassung
Der oberösterreichische Sicherheitsdienstleister FireServ hat zusätzlich zum AUVA-SGM ein ISO-zertifiziertes Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem eingeführt. Für einen Kleinbetrieb ist eine Zertifizierung nach ISO 45001 vor allem dann sinnvoll, wenn es sich bei seinen Kunden um ausländische bzw. international tätige Unternehmen oder um öffentliche Auftraggeber handelt. Da die Implementierung einer ISO-Norm mehr Aufwand mit sich bringt, müssen dafür ausreichende zeitliche und personelle Ressourcen sowie entsprechendes Know-how vorhanden sein.
