Risiko auf Reisen steigt

Wenn jemand eine Reise macht, kann er viel erzählen“, schrieb der Dichter Matthias Claudius schon im 18. Jahrhundert. Das gilt heute nach wie vor: Sowohl die Zahl der privaten Urlaubsreisen als auch die der Dienstreisen nimmt stetig zu. Noch nie war es so einfach, mit ein paar Mausklicks eine Reise zu buchen und kostengünstig andere Kontinente zu erreichen. Waren es früher die Besonderheiten der Kulturen, die unbekannten Speisen oder Traditionen fremder Länder, von denen Reisende zu berichten hatten, so sind in Zeiten der Globalisierung die Unterschiede geringer geworden – keinesfalls aber die Risiken.

Unternehmer sind in der Pflicht

Österreich ist bei den Pro-Kopf-Exporten die Nummer fünf in der EU. Jeder zweite Arbeitsplatz im Land hängt am Export. Für die österreichischen Unternehmen bringt dieser Trend immer mehr berufliche Auslandsreisen oder dauerhafte Entsendungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit sich. Beschäftigte in international tätigen Unternehmen werden für einen zeitlich begrenzten Rahmen ins Ausland entsandt, um dort die Unternehmenskultur und -struktur der Niederlassung vor Ort mitzugestalten oder spezielles fachliches Know-how einzubringen. Ist vor Ort keine Mitarbeiterin oder kein Mitarbeiter mit einer entsprechenden Qualifikation zu finden oder die Aufgabenstellung so kritisch für das Unternehmen, wird ein Beschäftigter aus dem Stammhaus – manchmal auch gleich samt Familie – entsendet. Eine sorgfältige Auswahl und Vorbereitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird in den Unternehmen sehr ernst genommen, sind doch hohe Kosten und Risiken damit verbunden. So gibt es Unterstützung etwa beim Umzug, beim Schulwechsel der Kinder, bei der Wohnungssuche vor Ort, beim Erlernen der Sprache oder im Zuge interkultureller Managementtrainings.

Die Reisen führen aber längst nicht mehr nur in gut erschlossene Regionen der Welt, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf adäquate medizinische Infrastruktur oder eine stabile Sicherheitslage treffen. Rasch kann eine vermeintlich „sichere“ Dienstreise aufgrund von Erkrankungen, Unfällen, Naturkatastrophen oder Anschlägen zu einer durchaus herausfordernden Situation werden.

Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz nimmt österreichische Unternehmen in die Pflicht, potenzielle Gefährdungen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beurteilen und Vorkehrungen dagegen zu treffen. Das gilt auch dann, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Dienstreisen sind oder für einen längeren Zeitraum beruflich ins Ausland entsendet werden. Auf Arbeitgeberseite gelten besondere Fürsorgepflichten: Nach § 3 und § 4 ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) müssen Gefahren vom Arbeitgeber im Vorfeld evaluiert und entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Das gilt nicht nur am Arbeitsplatz hierzulande, sondern auch auf Reisen oder bei Entsendungen.

Umfassender Leitfaden erstellt

Mit Sprachkursen, Impfungen oder Länderinformationsblättern ist bei Weitem nicht alles erledigt, wenn es um potenzielle Risiken auf Reisen geht. Häufig steht auch die Vergütung im Vordergrund, oder Modalitäten zur Verrechnung von Arbeitszeiten auf Reisen, selten jedoch werden die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers genau unter die Lupe genommen. Dazu braucht es jedenfalls klare Regeln, Prozesse und Verfahrensanweisungen. Unabdingbare Voraussetzungen dafür sind umfassende Länderanalysen und laufende Updates. „Wegunfälle oder ein plötzlicher Herzinfarkt rangieren auf der Liste möglicher Risiken auf Dienstreisen sehr weit oben. Das kann auch schon auf einer eintägigen Reise innerhalb Europas eine echte Herausforderung werden und erst recht in einem Land, wo Bedrohungen durch Kriminalität, Terrorismus oder soziale Unruhen an der Tagesordnung sind“, weiß Frédéric Balme, Geschäftsführer von International SOS Deutschland und Österreich. Das Unternehmen hat kürzlich gemeinsam mit der FH Campus Wien, den Gerlach Rechtsanwälten, der Gewerkschaft der Privatangestellten, Druck, Journalismus, Papier (GPA-djp) sowie der Wirtschaftskammer Österreich erstmals einen Leitfaden für Unternehmen zur Evaluierung der Risiken von beruflichen Auslandsreisen und Entsendungen herausgegeben. Darin werden auch Themen angesprochen, die vielleicht auf den ersten Blick wenig mit Risiken auf Dienstreisen in Verbindung gebracht werden, wie etwa geringere Arbeitssicherheitsstandards auf ausländischen Baustellen. „Der Leitfaden schafft mehr Bewusstsein für die Themen und bietet konkrete Anregungen für die Umsetzung für Projektleiter, betriebsärztliche Dienste oder Sicherheitsabteilungen in Betrieben“, weiß Mag. Peter Trost, Group Physical Security Manager der Raiffeisenbank International AG, der auch daran mitgearbeitet hat. Unternehmen erhalten damit ein Basiswerkzeug, wie eine Grundevaluierung von Risiken auf Auslandsreisen aussehen kann. In standardisierten Prozessen müssen Gefahren für Leib und Leben am „Arbeitsplatz Dienstreise“ identifiziert und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgeklärt werden.

Darüber hinaus, und darauf wird häufig vergessen, müssen die Informationen vor jeder Reise aktualisiert werden – Stichwort Corona-Virus. „Es reicht nicht, nur das finanzielle Risiko über Versicherungen abzudecken“, sagt Trost. Er beschäftigt sich schon im Vorfeld jeder Reise damit, wie die Fürsorgepflichten in passende organisatorische Abläufe und die Reiseplanung einfließen können. Fragen wie „Wo ist der nächste Arzt oder das Krankenhaus?“ sind dabei ebenso zu klären wie „Welche Notfallnummern kann die Dienstnehmerin/der Dienstnehmer in seinem Stammhaus rund um die Uhr erreichen?“. Es hilft nicht viel, wenn der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin aus der Personalabteilung Flüge und Unterkunft bucht, aber im Ernstfall am Abend oder Wochenende niemand weiß, wo der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin untergebracht oder erreichbar ist. „Es ist schon richtig, dass ein Flug nach Brüssel vermutlich weniger risikobehaftet ist als eine Entsendung nach Myanmar. Dennoch ist es für den Betrieb erforderlich zu wissen, wie die jeweiligen Risiken einzustufen und zu quantifizieren sind“, bestätigt Trost.

Top-10-Gesundheits- und Sicherheitsrisiken 2020

International SOS hat kürzlich mit der aktuellen Ausgabe der „Travel Risk Map“, einer interaktiven Landkarte, die zeigt, in welchen Staaten weltweit die Sicherheit von Reisenden am meisten bedroht ist, auch die Risikoprognose für 2020 vorgestellt. Das Ergebnis sind die Top-10-Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, denen Unternehmen im Jahr 2020 Priorität einräumen sollten:

1. Risiken resultierend aus geopolitischen Verschiebungen werden die wichtigste Herausforderung im Bereich der Mobilität von Unternehmen sein.
2. Fragen der psychischen Gesundheit werden an Bedeutung gewinnen.
3. Unternehmen müssen sich aktiver um den Schutz der körperlichen Gesundheit ihrer Belegschaft kümmern.
4. Cyber-Kriminalität wird ein zunehmendes Sicherheitsrisiko darstellen.
5. Der Klimawandel wird das Risiko von Umweltkatastrophen verschärfen.
6. Die Zahl der Ausbrüche von Infektionskrankheiten durch bekannte wie auch durch neu auftretende Krankheitserreger wird aufgrund mehrerer Faktoren zunehmen, darunter Klimawandel, zunehmende Urbanisierung, abnehmende Impfraten und Sicherheitsinstabilität.
7. Die Frage, ob die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber auch sogenannte Bleisure-Reisen – privat verlängerte Geschäftsreisen – umfasst, wird verstärkt diskutiert werden.
8. Millennials und die Generation Z, die mit anderen Vorlieben, Erwartungen und Einstellungen gegenüber Risiken an den Arbeitsplatz gehen, werden Unternehmen zunehmend herausfordern, ihre Risikostrategien weiterzuentwickeln.
9. Es wird mehr öffentlichkeitswirksame Rechtsstreitigkeiten zum Thema Fürsorgepflicht geben.
10. Start-ups und KMU, die möglicherweise über zu wenig Ressourcen und Erfahrungen verfügen, werden es schwer haben, die Fürsorgepflichten zu erfüllen.

Die Travel Risk Map basiert auf Daten vom November 2019 – also einem Zeitpunkt, an dem das Corona-Virus noch unbekannt war. Nichtsdestotrotz haben die Autoren bereits damals von einem vermehrten Auftreten neuer Infektionskrankheiten gesprochen.

Höhere Mobilität – größere Risken

„Instabilität, Unvorhersehbarkeit, schneller Wandel und Eskalation sind die Schlüsselmerkmale vieler Vorfälle in unserer modernen Welt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind potenziell mit Sicherheitsrisiken in Bereichen konfrontiert, die bisher als sicher galten, wie zum Beispiel bei der Wahl der Unterkunft. Sowohl etablierte globale Organisationen als auch sogenannte Unicorns müssen dies im Auge behalten, um ihr Humankapital zu schützen und die Widerstandsfähigkeit ihrer Unternehmen zu erhöhen. Der Bedarf wird weiter ansteigen, da voraussichtlich über 40 Prozent der Arbeitskräfte mobil sein werden“, ist Martin Bauer, Regional Security Manager Deutschland und Österreich bei International SOS, überzeugt. Dr. Stefan Eßer, Ärztlicher Leiter Zentraleuropa, International SOS, fügt hinzu: „Die Bedrohungen, denen Organisationen und ihre Beschäftigten ausgesetzt sind, betreffen sowohl Industrie- als auch Schwellenländer. Es ist ermutigend zu sehen, dass sich die Entscheidungsträger in Unternehmen zunehmend der Gefahren von Epidemien und Infektionskrankheiten bewusst werden. Bis zum Jahr 2022 sollen voraussichtlich über 1,7 Billionen US-Dollar investiert werden, ohne die Auswirkungen von Reiseunterbrechungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Produktivität zu berücksichtigen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen jeder potenziellen Unterbrechung einen Schritt voraus sind. Mit genauen Informationen, Instrumenten und der notwendigen Unterstützung können Unternehmen die vorhersehbaren Risiken planen und ihre Investitionen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schützen.“ Die sich verändernden Reisegewohnheiten bei Inlands- wie auch Auslandsreisen sowie die Diversifizierung der Belegschaft schaffen Grauzonen. Die Arbeitgeber passen die Reiserichtlinien nicht immer an neue Risikofaktoren an und Reisende neigen dazu, die Richtlinien zu missachten, wenn sie die Nutzung bevorzugter Transportmittel oder Unterkünfte einschränken. „Nur 26 % der Unternehmen berücksichtigen die Bedürfnisse weiblicher Reisender in ihren Reiserichtlinien, Reisende mit Behinderungen finden nur bei 12 % Regelungen für ihre Bedürfnisse, 22 % der Reiserichtlinien enthalten Vorgaben für Bleisure-Reisen“, fasst Bauer zusammen. Bleisure steht für Business and Leisure und bezeichnet die Verbindung einer Geschäftsreise mit einem Urlaubstrip.  Neue Technologien könnten Unternehmen dabei unterstützen, für mehr Sicherheit ihrer Mitarbeiter auf Reisen zu sorgen: von Künstlicher Intelligenz bei der Lagebeobachtung über E-Learning-Kurse bis hin zur Lokalisierung von Reisenden. Mit individuellen Tracking-Lösungen können reisende Mitarbeiter von der „Homebase“ aus zielgerichtet über aktuelle Entwicklungen an ihrem Aufenthaltsort informiert werden. So lassen sich Erkenntnisse über in Kürze stattfindende Ereignisse mit Reisenden teilen, Reiserouten oder -pläne können – zum Beispiel bei drohenden Unwettern – rasch angepasst werden. Auch während eines andauernden Ereignisses lassen sich auf diese Weise Informationen an Betroffene übermitteln. So können zum Beispiel bei Unruhen oder Ausschreitungen Anweisungen zu einem konkreten Verhalten gegeben, Hilfe beigestellt oder der Status der Betroffenen regelmäßig überprüft werden.

Die Tücke liegt im Detail

Wer eine Dienstreise beauftragt oder plant, die Details dann tatsächlich bucht oder im Ernstfall auch die Ansprechpartnerin bzw. der Ansprechpartner ist oder über Zeitplan, Hoteladresse und Kontakttelefonnummern Bescheid weiß, das ist gerade in größeren Betrieben nicht immer ein und dieselbe Person. Am Anfang steht daher eine umfangreiche Checkliste zur Vorbereitung. Hier geht es um grundsätzliche Fragen, ob eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich ist (Travel Risk Policy), wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind und ob beispielsweise externe Berater für Arbeitsmedizin oder Reisesicherheit beigezogen werden müssen. „Zur Vorgangsweise haben sich in der Praxis sieben Schritte durchgesetzt: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen, Gefährdungen ermitteln, Gefährdungen beurteilen, Maßnahmen festlegen, Maßnahmen umsetzen, Wirksamkeit überprüfen, Gefährdungsbeurteilung fortschreiben“, fasst Balme zusammen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist dabei keine isolierte Aufgabe, sondern läuft zwischen Abteilungen wie Unternehmenssicherheit, Travel Management, HSE (Health Safety Environment/Arbeitssicherheit), Personal und Betriebsmedizin ab. „Es muss klar festgelegt werden, wer jeweils zuständig ist, wer die Leitung innehat und woher das Budget kommt. Die Ermittlung und Beurteilung möglicher Gefährdungen ist eine Aufgabe mit vielen Dimensionen. Dazu gehören natürlich die Sicherheitslage im Zielland, aber auch die genauen Reisepläne sowie das individuelle Profil des Unternehmens und der Reisenden“, ergänzt Olaf Piéla, International SOS, Direktor Business Development Austria.

Für die Analyse und Bewertung der Gefährdungen können die durch die Versicherungsanstalten herausgegebenen Leitfäden genutzt werden. Informationen sind zum Beispiel in Publikationen der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (www.auva.at), der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (www.bva.at) oder auf der Internetseite „Arbeitsinspektion“ des Bundesministeriums für Arbeit, Familie und Jugend (www.arbeitsinspektion.gv.at) zu finden. Für die Evaluierung sind regelmäßig aktuelle Länderinformationen aus sicherer und qualifizierter Quelle ein gutes Hilfsmittel. So können sich Mitarbeiter, Angehörige und die Verantwortlichen im Unternehmen gut auf einen bevorstehenden Auslandsaufenthalt vorbereiten und bleiben zu aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden.

Hinweise zur Reisesicherheit mit Blick auf das jeweilige Reiseland gibt die in diesem Beitrag beschriebene „Travel Risk Map“ (www.travelriskmap.com) von International SOS. Sie zeigt die sicherheitsrelevanten und medizinischen Reiserisiken weltweit. Speziell für COVID-19 wurde von International SOS eine eigene Website mit aktuellen Informationen gestaltet (https://pandemic.internationalsos.com/2019-ncov).

Gleichzeitig ist es auch das erste Mal in der 35-jährigen Geschichte von International SOS, dass Unternehmen geraten wird, aufgrund der aktuellen Reisebeschränkungen und nationalen Bestimmungen alle nicht notwendigen internationalen Reisen zu verschieben. „Damit weichen wir von unserer Maxime ab, dass mit der richtigen Vorbereitung notwendige Geschäftsreisen selbst unter widrigsten Umständen möglich sind,“ sagt Mick Sharp, Chief Operating Officer Security Services von International SOS. Reisende und mobile Arbeitnehmer können derzeit mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ungestört reisen und auch nicht produktiv arbeiten. Die kurz-, mittel- und langfristigen Auswirkungen auf die Weltwirtschaft und das Potenzial für sich möglicherweise ergebende weitere Sicherheitsprobleme müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Ursachen für unerwartete Änderungen im Reiseverlauf 2019 gegenüber dem Vorjahr

(Datenerhebung November 2019, also vor Bekanntwerden von COVID-19)

1. Sicherheitsbedrohungen: 68 % – 23 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr
2. Zivile Unruhen: 52 % – 14 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr
3. Geopolitische Unruhen: 52 % – 20 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr
4. Naturkatastrophen: 51 % – 15 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr
5. Epidemien: 31 % – 19 Prozentpunkte höher als im Vorjahr
6. Infektionskrankheiten: 35 % – 17 Prozentpunkte höher als im Vorjahr
7. Inhaftierung und Entführung: 29 % – 17 Prozentpunkte höher als im Vorjahr

Dieser Leitfaden klärt darüber auf …

• welche rechtlichen Grundlagen der Evaluierung zugrunde liegen,
• welche Phasen die Durchführung einer Evaluierung umfasst,
• wer im Unternehmen verantwortlich für die Evaluierung und wer darüber hinaus beteiligt ist,
• welche Gefährdungen in den Bereichen Arbeitsschutz (Safety), Gesundheitsschutz und Arbeitsmedizin sowie Reisesicherheit (Travel Security) im Ausland ermittelt werden sollten,
• welche präventiven und akuten Maßnahmen durchgeführt werden können, um die Gesundheit und Sicherheit der mobilen Mitarbeiter zu gewährleisten und die Fürsorgepflicht zu erfüllen.

Download unter http://learn.internationalsos.com/evaluierungaustria

Zusammenfassung

Nicht nur unter dem Blickwinkel aktueller Infektionskrankheiten wie COVID-19, sondern auch aus verschiedensten medizinischen und sicherheitstechnischen Überlegungen müssen Arbeitsplätze mit Dienstreisen evaluiert und Dienstreisen und Entsendungen insbesondere ins Ausland genau geplant werden.